Ηλεκτρονική τιμολόγηση (e-invoicing)

Υποβλήθηκε από webmaster την Παρ, 05/02/2010 - 20:51.

Το e-Invoicing είναι η παροχή με ηλεκτρονικά μέσα των τιμολογίων για προμήθειες που υπόκεινται σε ΦΠΑ που παρέχονται στον Συμμετέχοντα από τον(ους) Προμηθευτή(ές). Το "e-Invoice" είναι ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο που χρησιμοποιεί ασφαλής διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής με βάση νομικά απαιτούμενες τεχνολογικές και διαδικαστικές προδιαγραφές για κατάλληλη πιστοποίηση γνησιότητας. 

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια αυτοματοποιούν το κομμάτι της εφοδιαστικής αλυσίδας που αφορά την εξαγωγή, και αποστολή των παραστατικών του προμηθευτή, και στην συνέχεια παραλαβή τους, έλεγχο, καταχώρηση και φύλαξη  στο ERP του αγοραστή. Η υπηρεσία διακίνησης ηλεκτρονικών τιμολογίων εντάσσεται στις γενικότερες ηλεκτρονικές διαδικασίες για την  αποστολή και λήψη παραστατικών μέσω Internet. Εδραιώνει ένα κοινό κανάλι επικοινωνίας αγοραστών-προμηθευτών-παρόχων άλλων υπηρεσιών (π.χ. Τράπεζες, Εφορία) και εξασφαλίζει, άμεσα, εύκολα και γρήγορα, πιο αποτελεσματικές διαδικασίες και σημαντική μείωση του διαχειριστικού κόστους όλων των μερών.

Νομοθεσία

Σύμφωνα με την οδηγία 2001/115/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου, η οποία τέθηκε εν ισχύ από την 1η Ιανουαρίου 2004, και συμπληρώνει την ειδική πρόβλεψη (Ν. 2672/1999) του Ελληνικού Δικαίου και το Προεδρικό Διάταγμα 150/2001, δόθηκαν οι προδιαγραφές εναλλακτικών τρόπων έκδοσης , παραγωγής, αποστολής, διανομής και αποθήκευσης ηλεκτρονικών τιμολογίων και δελτίων αποστολής από όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο ηλεκτρονικό εμπόριο εντός της Ε.Ε. Προβλέπεται επίσης ότι όλα τα τιμολόγια που διαβιβάζονται με ηλεκτρονικά μέσα θεωρούνται έγκυρα και αποδεκτά με την διασφάλιση δύο προϋποθέσεων:

  • Ο παραλήπτης του τιμολογίου πρέπει να έχει συναινέσει και να έχει αποδεχθεί τη συγκεκριμένη μέθοδο εκ των προτέρων. η συναίνεση του αποδέκτη μπορεί να κατοχυρωθεί με μία (εκ των προτέρων) εμπορική σύμβαση.
  • Η αποστολή και η λήψη των τιμολογίων πρέπει να πραγματοποιούνται σε ασφαλές δικτυακό περιβάλλον, είτε με τη χρήση αναβαθμισμένων προηγμένων ψηφιακών υπογραφών είτε μέσω του συστήματος EDI (Electronic Data Interchange).

Electronic Data Exchange

Το EDI αποτελεί ένα κλειστό σύστημα-δίκτυο ηλεκτρονικών υπολογιστών, το οποίο μετρά ήδη 30 χρόνια ζωής και χρησιμοποιείται για την ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ επιχειρήσεων και μεγάλων οργανισμών του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα. Είναι βασισμένο σε συμφωνηθέντα πρότυπα και συμβάσεις μεταξύ των αντισυμβαλλόμενων μερών, και οι πληροφορίες που διακινούνται μέσω των δικτύων EDI είναι τυποποιημένες και κωδικοποιημένες.

Ηλεκτρονική υπογραφή

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές αποτελούν δεδομένα σε ψηφιακή μορφή που συνοδεύουν άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με αυτά, και χρησιμεύουν ως μέθοδος απόδειξης της γνησιότητας, συνδεόμενα μονοσήμαντα και καθορίζοντας αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος.

1. Αυθεντικότητα και γνησιότητα

Tα ηλεκτρονικά τιμολόγια πρέπει δίνουν τη δυνατότητα στον πωλητή και στον αγοραστή, να ελέγχουν αυτόματα τη γνησιότητα των τιμολογίων για τη συναλλαγή τους, μέσω ασφαλούς "κλειδωμένης" σύντμησης ηλεκτρονικού κειμένου, η οποία παρέχει την εγγύηση της αυθεντικότητας του. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο πρέπει να:

  • Να συνοψίζεται με ειδικό αλγόριθμο κατακερματισμού και να υπογράφεται ψηφιακά με χρήση προηγμένου ψηφιακού πιστοποιητικού σε Ασφαλή Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής.
  • Αποστέλλεται με ασφαλές κανάλι επικοινωνίας και με χρήση ασύμμετρης κρυπτογράφησης σε χώρο ελεγχόμενης και κλειδωμένης πρόσβασης.
  • Αποθηκεύεται με ειδικά συμμορφωμένη διεργασία ασφαλώς και μπορεί να ανακτηθεί για σκοπούς εκ νέου αποστολής ή ελέγχου.

2. Διασφάλιση ακεραιότητας

Παράλληλα, πρέπει να διασφαλίζεται με ειδική κωδικοποίηση ακεραιότητας μηνύματος ότι τα δεδομένα δεν μπορούν να αλλοιωθούν κατά τη μετάδοσή τους και ότι ο παραλήπτης λαμβάνει τα δεδομένα, όπως εστάλησαν, ενώ θα είναι απόλυτα βέβαιος για την ταυτότητα του αποστολέα.

3. Εξασφάλιση εμπιστευτικότητας

Πρέπει ακόμα να διασφαλίζεται με κατάλληλες προδιαγραφές επικύρωσης εμπιστευτικότητας ότι τα στοιχεία των συναλλαγών που αποστέλλονται, δεν μπορούν να αποκαλυφθούν ή να διατεθούν σε μη εξουσιοδοτημένο παραλήπτη.

4. Μη αποποίηση ευθύνης

Η συμμετοχή σε έγκυρη παραγωγή ηλεκτρονικού τιμολογίου προϋποθέτει τη δέσμευση υπογράφοντος ως προς την ηλεκτρονική συναλλαγή για μη αποποίηση ευθύνης για τα εμπλεκόμενα μέρη τα οποία δεν έχουν νόμιμο δικαίωμα να αρνηθούν την εκ των υστέρων τη συμμετοχή τους στη εν λόγω συναλλαγή αυτού.

Εναλλακτικές λύσεις

Εδώ θα πρέπει να σημειωθεί ότι, μολονότι η ευρωπαϊκή νομοθεσία επιβάλλει στους ενδιαφερομένους να χρησιμοποιήσουν μία από τις δύο παραπάνω μεθόδους, εντούτοις επιτρέπει τη χρησιμοποίηση και άλλων μεθόδων, όταν πρόκειται για συναλλαγές που πραγματοποιούνται μεταξύ επιχειρήσεων του ίδιου κράτους και κάτι τέτοιο επιτρέπεται από το εθνικό δίκαιο της εν λόγω χώρας. Η ελληνική νομοθεσία εναρμονιζόμενη με το κοινοτικό δίκαιο έχει υιοθετήσει την κοινοτική οδηγία(2001/115/ΕΚ) θεσπίζοντας διατάξεις που αποβλέπουν στο σκοπό αυτό. Οι προβλεπόμενες διατάξεις αναφέρονται στο N.3193/2003 (ΦΕΚ 266/Α).

Απαραίτητη ενημέρωση

Προσοχή πάντα όταν λοιπόν ξεκινάτε το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, να ελέγχετε ότι ο παροχέας ή σύμβουλός σας έχει τις απαραίτητες γνώσεις για να σας ενημερώσει για το τρέχον δίκαιο διαδικτύου και πώς οι παρεχόμενες υπηρεσίες του είναι συμμορφωμένες με τις διεθνής απαιτήσεις πιστοποίησης ηλεκτρονικών τιμολογίων σε συνδυασμό με συμβατότητα PCI-DSS. Το λέμε αυτό μιας και στατιστικές δείχνουν πως 90% αυτών δεν καλύπτουν τα μόλις προαναφερθέντα.